Outlook Groups uygulaması, Android akıllı telefon ve tablet sahibi olan Office 365 kullanıcılarının, ekipleriyle birlikte ortak işler gerçekleştirmek için faydalanabilecekleri ücretsiz araçlar arasında yer alıyor. Oldukça sade bir kullanıma sahip olan ve bilhassa çok sayıda kişinin aynı belgeler üzerinde çalışmasını gerektiren ya da iletişime dayalı iş gruplarında esas faydası görülen uygulama, ofis belgelerinizin yönetimini de çok kolay bir hale getirecek.
Uygulamayı kullanırken fark edeceğiniz ilk nokta, grup e-postaları içerisindeki iletişimleri daha kolay takip etme olanağı. Zira e-postaları birer mesaj haline getiren ve sanki bir mesajlaşma uygulaması kullanıyormuşsunuz gibi davranan Outlook Groups, kişilerin etiketlemenize ya da fotoğraf yahut mesajları beğenmenize de olanak tanıyor. Böylece bir iletişim ve sosyal medya uygulaması haline geldiğini belirtmek gerek.
OneNote üzerinde yer alan dokümanlarınızı da toplu olarak düzenlemenize imkan veren uygulama, aynı anda düzenlemeye izin verirken bir yandan da kayıt imkanı sunuyor. Hatta Word, Excel ve PowerPoint belgelerinizi de Outlook Groups ile çoklu kullanıcı moduna geçirebiliyor, birden fazla kişinin düzenlemeler yapmasını sağlayabiliyorsunuz.
Bilhassa geniş öğrenci grupları, çalışma takımları ve iş dünyası için hazırlanmış olan uygulama, maalesef Office 365 servisine kayıt gerektirdiği için kendisinin ücretsiz olmasına rağmen aktif kullanıma izin vermiyor. Bu nedenle Office 365 servislerine abone olmayan kullanıcıların pek bir fayda sağlayabileceklerini sanmıyorum.
Outlook Groups uygulaması, Office 365'e aboneliği bulunan öğrenciler ve çalışanların, iPhone ve iPad cihazları üzerinden kolayca ortak belge düzenlemeleri ve mesajlaşmalar gerçekleştirmelerine izin veren ücretsiz bir araç olarak karşımıza çıktı. Fakat kullanımı için Office 365 aboneliği gerektirmesi nedeniyle uygulamanın ücretsiz olmasına rağmen kullanımının pek de ücretsiz olamadığını belirtmek gerekiyor.
Uygulamayı kullanırken iş arkadaşlarınızla e-posta üzerinden yazılabiliyorsunuz ancak bu e-postaların yönetiminin biraz daha mesajlaşma uygulamalarına benzer hale geldiğini, dolayısıyla beğenme, etiketleme gibi işlemlerin yapılmasına izin verdiğini de eklemek gerekiyor. Standart ve resmi e-mail iletişimlerinden sıkılanların grup üyeleriyle daha verimli iletişim kurmalarına destek olduğunu söylersek yanlış davranmış olmayız.
Aynı anda OneNote belgeleri üzerinde düzenleme ve kayıt işlemleri yapmaya da izin veren Outlook Groups, böylece hızlı not alınması gereken projelerde ve toplantılarda da sorun yaşamadan herşeyin kaydının tutulmasına izin veriyor. Eğer Word, Excel ve PowerPoint dosyalarınızın da birden fazla kişi tarafından düzenlenmesine ihtiyacınız varsa, Outlook Groups ile bu belgeleri kolayca çoklu paylaşıma açabiliyorsunuz.
Elbette dışarıya açık çalışma gruplarını ve dünya çapındaki diğer grupları da görüntüleme imkanınız var. Ancak başkalarının gruplarını görüp katılabilmeniz için o grupların dışarıdan üye kabul etmeleri ya da açık grup olmaları gerekiyor. Office 365 ile belge paylaşımı ve toplu düzenleme imkanlarına erişmek için göz atmadan geçmemeniz gerektiğine inanıyorum.
Outlook Groups uygulaması, Office 365 ofis paketine sahip olan Windows Phone kullanıcılarının, dostları veya iş arkadaşlarıyla kolayca ortak doküman çalışmaları gerçekleştirebilecekleri ücretsiz uygulamalar arasında yer alıyor ancak Office 365 gerekliliğinin ücretli bir abonelik gerektirdiğini de unutmayın. Oldukça kolay kullanılır bir yapıya sahip olan ve çok sayıda farklı ortak çalışma seçeneğini kullanıcılara sunabilen uygulama, böylelikle birbiriyle koordine şekilde çalışmalar gerçekleştirmek isteyenlerin beğenisini kazanacaktır.
Uygulamayı kullanmaya başladığınızda, farkedeceğinize inandığım ilk şey, e-posta yönetimini adeta mesajlaşır gibi gerçekleştirmek olacaktır. Outlook Groups sayesinde hem gelen ve giden e-posta iletişimlerini çok daha kolayca yönetebiliyor, hem de bu mesajların içeriğindeki yazı ve resimleri beğenebiliyorsunuz.
OneNote üzerinden not ve fikirlerini tutmayı sevenler ise herkesin aynı anda notlara katkı yapabilmesi özelliğinden faydalanacaklardır. Bu özellik sayesinde tutulmasını istediğiniz tüm notlar tek seferde bir araya geliyorlar ve gruptaki bütün kişiler bu notlara katkıda bulunabiliyorlar. Elbette dilediğiniz gibi yazma yetkilerini vermek ya da almak da mümkün oluyor.
Sadece OneNote üzerinde değil, aynı zamanda Word, Excel ve PowerPoint belgeleri üzerinde de toplu düzenlemelere imkan tanıyan uygulama, bilhassa çabucak bitirilmesi gereken projelerde işlerin hızlanmasına yardımcı olacaktır. Fakat uygulamanın tüm bu özelliklerinden faydalanabilmek için 3G yahut WiFi üzerinden internete bağlı olmanız gerektiğini de unutmayın.
YORUMLAR