Profesyonel Bir e-Posta Hazırlarken Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Profesyonel bir e-posta (e-mail) yazarken veya hazırlarken nelere dikkat etmeniz gerektiğini sizler için listeledik. Artık e-postalarınız cevapsız kalmayacak.

Profesyonel Bir e-Posta Hazırlarken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
İrem Sayın
İrem Sayın -

E-posta yazmak kolay gibi gözükür gözükmesine de, lakin öyle değildir. Sıkı durun, çünkü size bilimsel ve sıkıcı metotlardan bahsetmeyeceğim. Zaten dilerseniz, internetten tonla yazı bulabileceğinizi biliyorum. İş dünyasının vazgeçilmez iletişim aracı olan maillerin, okunabilir olması ve okuyan kişide pozitif etkiler bırakması için vereceğim bu püf noktaları, yazarken parmağınızı ağrıtmayacak kadar kolaylar.

İsmen Hitap Edin

Nasıl ki kalabalık bir caddede yürürken biri ismimizi seslendiğinde istemsiz dönüp bakarız, okuduğu metinde kendi ismini gören kişi de, “Ne diyor acaba?” demeden edemeyecektir. Özellikle büyük şirketlere göndereceğiniz iletilerde, e-postayı kimin okuyacağını bulmanızı şiddetle öneririm. Hitap kısmında “Sevgili Ahmet Bey” şeklinde bir girişin etkisinin, “Pek kıymetli, çok önemli, saygıdeğer İnsan Kaynakları Uzmanı” yazmaktan daha samimi olacağı ortada.

İsmi bulduktan sonrası kolay. Yapmanız gereken, ismi birden fazla kullanmak. Eğer her gün yüzlerce mail alan bir Ahmet Bey olsaydınız,  “Geri dönüşünüzü bekliyorum, iyi günler dilerim Ahmet Bey.” mi , yoksa “Geri Dönüşünüzü bekliyorum, iyi günler.” ile biten e-postayı mı daha ciddiye alırdınız?

Hale Etkisini Küçümsemeyin

İngilizce'de “Halo Effect” (hale etkisi) olarak geçen deyimin anlamı, bir kişinin bir konuda çok iyi olması, diğer özelliklerinin de iyi olacağı etkisini verir. Sevdiğiniz kişinin her yaptığının size güzel gelmesi, kavgadan hemen sonraysa ne yapsa batıyor olması tam olarak bu durumun özetidir. Hale etkisinin bir başka boyutu, ‘arkadaşımın arkadaşı benim de dostumdur’ mantığı. Eğer referansınız, maili göndereceğiniz kişinin güvendiği biriyse, referansınızla olan ilişkinizden bahsetmeniz pozitif bir etki yaratacaktır. Çünkü insanlar güvendikleri insanlardan olumlu etkilenirler.

Sağ Twix-Sol Twix Deme! Tarafını Seç

Yapılan araştırmalar, kızgın ya da mutlu olmanızın değil, nötr davranmanızın e-postalarınızı kötü etkilediğini söylüyor. Kızgın bir ruh haliyle yazılmış iletilerde yüzde 13 oranında daha hızlı geri dönülürken, mutlu maillerde bu oran yüzde 15. Aşırı tepkiye kaçmadığı sürece, duygularınızı maillerinizde ifade etmenizin hiç bir kötü tarafı yok. Yalnız şunu da belirtelim ki, pohpohlayıcı e-postalar atmayın. Sevincinizi göstereceğim derken itici de olmayın!

Kısa Kes! Aydın Havası Olsun?

Kabul ediyorum, bunu tahmin ediyordunuz. Yine de mailleri uzatmamak, bu listeye koymadan geçemeyeceğim kadar önemli. Boomerang’ın yaptığı araştırmaya göre 50 ile 175 kelime içeren maillere geri dönülme ihtimali yüzde 50 daha fazla. Bu madde, Twitter fenomenleri için oldukça kolay olsa gerek. 140 karaktere fikirlerini sığdırmayı başaranlar 175 kelime ile neler yapmaz... Düşünün ki, şu ana kadar bu yazıda okuduğunuz kelime sayısı tam tamına 371. Hala okumaya devam ediyorsanız, teşekkürler.

'Çünkü' Kullanmak Önemli

Eğer birinden bir şey istiyorsanız, niçin olduğunu bilmesini de sağlayın. “Raporu saat 14:00’e kadar bana ulaştırabilir misin?” Ulaştırır ulaştırmasına da niçin? Bir de şöyle deneyelim, “Raporu saat 14:00’e kadar bana ulaştırabilir misin? ÇÜNKÜ benim de saat 17:00’de düzenlemiş şekilde müdür beye ulaştırmış olmam gerekiyor.” Heeee.., Herkesin meşgul olduğu bir hayatta insanlara işinizi yapmalarına razı edebilmeniz için önce onları niçin yapacaklarına ikna etmeniz gerekir.

Allah’ın Hakkı Üçtür

Sadece biz Türkler değil, tüm insanlık bilinci üç sayısının büyüsüne kapılmıştır. Bu yüzden yarışmalarda ilk üçe ödül verilir; boy (kısa, orta, uzun), büyüklük (küçük, orta, büyük) hatta kilo (zayıf, balık etli, şişman) tanımlarken üç ana ölçüt kullanılır. Yine insanoğlu, çok fazla seçenek olduğu zaman karar vermekte, tutarlı davranmakta güçlük çeker. Bu sebeple maillerinizde asla üçten fazla olasılık barındırmayın. Eğer karşınızdaki kişinin seçim yapmasını bekliyorsanız, en ideali üç seçenek vermek olacaktır.

Yazıyla Değil Rakamla

İletinizin içerisinde geçecek her sayıları rakam yazarak kullanmak okuyucunun dikkatini toparlamasına yardımcı olur. Uzun yazıları hızlıca okurken, gözlerimiz rakamlarda duraklar. Özellikle e-postanız için rakamlar büyük önem taşıyorsa, okuyucunun dikkatini daha çok çekecek ve bu önemli noktaların gözünden kaçmasına engel olacaktır. Günümüzde, iletişimimizin kilit noktasında olan maille iletişim yeteneğinizi geliştirmek ve daha etkili mailler yazabilmek, bu hemiş hayatınızı hem de sosyal hayatınızı kolaylaştıracak. “Maillerime cevap alamıyorum” diyenlerdenseniz, bir de bu tüyoları uygulayarak iletişiminizi kurmayı denemenizi kesinlikle tavsiye ederim.


ÖNE ÇIKAN BLOGLAR

YENİ BLOG