Personel verimliliği, şirketler için oldukça büyük bir öneme sahiptir çünkü işlerin ilerleyişini ve genel performansı doğrudan etkiler. Peki, çalışanların verimini arttırmak için neler yapılması gerekiyor?
Teknoloji hiç olmadığı kadar iyi bir noktaya geldi. İnsanlar artık geçmişteki koşullar altında iletişim kurmuyor ya da bir yerlerde çalışmıyor. İnsan gücünün gerekli olduğu işler yerini makinelere bırakıyor, toplantı yapmak için fiziksel olarak bir araya gelmek gerekmiyor, işletmeler de kararlılıkla ilerlediği sürece belirlemiş olduğu hedeflere artık daha kolay ulaşıyor.
Personel Verimliliğini Arttırmak İçin Ne Yapılmalı?
Bir şirketin en önemli unsuru çalışanlardır. Dolayısıyla işletmelerin büyüme hedeflerine ulaşmasında çalışanların verimliliği büyük bir rol üstlenir. Personellerin performansını iyileştirmeye çalışmak, bazı işverenlerin her zaman en fazla üzerinde düşündüğü kısımdır.
Çalışan verimliliği, çalışanların bireysel olarak sergilediği performanstır. Dolayısıyla şirketler personellerin belirli bir süre içerisinde ne kadar üretim yaptığını bilmek ister. Bu konuda problem görülen çalışanların üretkenliğinin arttırılmaya çalışılması hedeflenir.
Çalışan verimliliğini arttırmayı hedefleyen yöneticilerin büyük oranda zam yapması, çeşitli hediyeler vermesi ve yeni teşvikler vaat etmesi gerekmez. Bunların yanı sıra uygulanabilecek çeşitli yollar vardır.
Her şeyden önce çalışanın şirkete olan bağlılığı oldukça önemlidir çünkü şirket ile bağ kuran personeller daha üretkendir ve daha uzun süre boyunca çalışır. Şirketlerin verimliliği arttırma konusunda yapabileceği yöntemlerin başında çalışma koşullarının iyileştirilmesi geliyor.
Çalışma koşullarının iyileştirilmesi için ofisin bol miktarda doğal ışık almasını sağlayabilir, çeşitli bitkiler konumlandırabilir ve duvarları daha enerjik renkler ile değiştirebilirsiniz. Gerçekleştirilen araştırmalara göre e-postalara haftalık ortalama 13 saat harcıyoruz. Dolayısıyla e-posta tarafında harcanan zamanı optimize edebilirsiniz.
E-postaların yanı sıra toplantıların da optimize edilmesi gerekiyor çünkü çalışanlar, çeşitli toplantılara ayda yaklaşık olarak 87 saat harcıyor. Çoğu toplantı ise verimsiz bir şekilde ilerlediğinden ötürü şirketler yılda büyük miktarlarda para kaybediyor.
Her gün aynı saatlerde sabahtan akşama kadar çalışmak, verimliliği olumsuz yönde etkileyebilir. Dolayısıyla esnek çalışma saatleri de çalışanların performansını arttırabilir. Bu kapsamda günde 8 saat kesintisiz çalışmak yerine zamanı parçalara ayırabilirsiniz.
Örneğin belirli bir süre boyunca çalışmanın ardından personelin farklı bir aktivite yapılmasına izin verilebilir. Ardından çalışan tekrar çalışmaya devam edebilir. Sektörün öncüsü olma yolunda emin adımlarla ilerleyen, tutarlı ve her yönden iyi bir işletmenin sırrı ekiptedir. Dolayısıyla ekip içi iletişim de verimlilik konusunda büyük bir öneme sahip.
Bir yönetici ya da ekip liderinin işletmenin bünyesinde yer alan bir personelin performansında bir düşüş fark etmesi hâlinde ekip lideri, bunun nedenini anlamak için o çalışan ile iletişime geçebilir.
Siz de takdir edersiniz ki küçük bir ekiple değil de büyük bir ekiple çalışıldığında bu tür raporlar çok daha büyük bir öneme sahiptir çünkü bütün çalışanları aynı anda takip etmek kolay bir iş değildir. Bu noktada çalışanlardan sorumlu olan kişinin biraz desteğe ihtiyacı olabilir.
Ekip ne kadar küçük olursa personellerin performansını takip etmek de o kadar kolaylaşır. Örneğin Amerika Birleşik Devletleri'ndeki bir emlak acentesinin üst düzey yöneticilerinden Daniel, ekibin başlangıçta küçük olduğunu ve dolayısıyla gerek disiplin gerek üretkenlik ile ilgili sorunların olmadığını belirtiyor.
Asıl kopukluk, ekip büyüdükten sonra başlıyor. Daniel, çalışan takip sistemi olarak CleverControl'ü seçiyor. Ofis ortamını çalışanlar için daha iyi bir yer hâline getirmek için böyle bir sisteme ihtiyacı olduğunu belirten Daniel, personellerin işe giriş ve çıkış saatlerini, çalışma sürelerini takip etmek gibi süreçlerden böyle bir yazılımın kurtarabileceğini düşündü.
Bu esnada deneyimli personeller, işe yeni başlayan ve güçlük çeken personellere yardım ediyordu. Bu da görev dağılımının yeterince iyi bir şekilde sağlanamamasına neden oluyordu.
Çalışanların iş aktarımı için CleverControl'ü kullanan yönetim, yeni çalışanların çok sık bir şekilde karşılaştığı sorunu tespit etti. Bu sayede işleri yeni çalışanlar için daha kolay bir hâle getirebildi.
Bir ekip ancak sadakat söz konusu olduğunda ekip sayılabilir. Peki, ekipte bir sızıntı söz konusu olduğunda işletmenin karşısına nasıl bir zorluk çıkabilir? Bunun en önemli örneği, kumaş üreticisi bir şirketten geliyor.
CleverControl'ün paylaştığı sürece göre 2021 yılının şubat ayında gelirlerinde önemli bir düşüş yaşayan kumaş üreticisi bir şirketin temsilcisi, CleverControl'e başvuruyor. Bu şirketin müşterilerinin rakiplerini tercih etmesinden şüphelenen şirketin yönetimi, çalışanların önemli verileri rakiplere sattığından şüpheleniyordu ama bunu kanıtlamak için ellerinde hiçbir araç yoktu.
Şirket, daha sonra bilgisayarlara CleverControl'ü yükledi. Bundan kısa bir süre sonra da veri ihlaline yol açan köstebek, yönetim tarafından tespit edilerek şirket ile olan bütün bağına son verildi.
Yazılımın bir diğer artısı da çalışma süresini takip etme özelliğidir. Çalışanların ne kadar süre boyunca işlerini aktif bir şekilde sürdürdüğü, ne kadar süre boyunca pasif kaldığı gibi verileri günlük olarak rapor hâline dönüştürebiliyor.
Personelinizin eğer son zamanlarda özel hayatı ile ilgili bir sorunu varsa bu muhtemelen performansına da yansıyacaktır. CleverControl'ü kullanarak durumu tespit ettikten sonra çalışan ile iletişim kurabilir ve sorunu çözmeye yönelik etkili adımlar atabilirsiniz.
Personelin aktif olduğu ve olmadığı saatleri içeren özel günlük raporlar, web sitesi engelleme ve programların kullanım süresi, çalışanlarınızın ne kadar verimli zaman geçirdiğini öğrenmeniz için oldukça önemli özelliklerdir.
Örneğin personelin ne kadar süre boyunca aktif olduğu, ne kadar süre boyunca ekran başında olmadığı gibi bilgilere ulaşmanızı sağlayan özellik sayesinde çalışanınızın ne kadar işi ile ilgili olduğunu öğrenebilirsiniz.
Personelin ekran başındaki faaliyet süresini içeren günlük raporların içerisinde programların kullanım süresi de yer alıyor. Çalışanlarınızın işi eğer günün önemli bir kısmını belirli programlarda geçirmesini gerektiriyorsa bu veriler de size oldukça yardımcı olabilir.
Web sitesi engelleme de çalışanların dikkatini dağıtabilecek web sitelerinden uzak tutmak için kullanışlı olabilir.
Yazılım, çalışanların performansını iyileştirmek isteyen yöneticilere daha birçok özellik sunuyor. CleverControl'ün tüm özelliklerini web sitesinde görebilirsiniz.
Kullanıcıların ücretsiz olarak deneyebilmesine imkân tanıyan program 3 ay, 6 ay ve 12 ay olmak üzere üç farklı abonelik planı sunuyor. CleverControl fiyatlandırma sayfasını ziyaret ederek programın ücreti hakkında detaylı bilgiye sahip olabilirsiniz.
YORUMLAR