En popüler bulut depolama servislerinden bir tanesi olan Google Drive'ın milyonlarca kullanıcısı olmasına rağmen, bir çok özelliğinin kullanıcıları tarafından farkedilmediğini ve sonuç olarak kullanılmadığını farkederek ziyaretçilerimiz için Google Drive'ın bilinmeyen özelliklerini ve ipuçlarını yazdık.
Sade bir bulut depolama servisinden çok daha fazlası olan Google Drive, online olarak birden çok kişinin aynı anda ve aynı dosya üzerinde çalışmasına olanak sağlayan Dökümanlar, Tablolar ve Form gibi hizmetleriyle de oldukça beğeniliyor. Özellikle iş Dünyası'nda yer alan pek çok kullanıcı sadece online döküman kullanabilme özelliği yüzünden Drive'ı kullanıyor diyebilirim. Ayrıca ücretsiz bulut depolama alanı olarak en fazla alanı veren ve daha da üzerinde boyutlarda yararlanmak isteyen kullanıcılar için uygun fiyatlar sunan Google Drive'ın bilmediğiniz özelliklerine ve bazı ipuçlarına göz atacağız.
Arkadaşlarınız ile Düzenli Çalışın
Google Drive üzerinde açtığınız herhangi bir dosya üzerinde birden fazla kişi ile çalışabilirsiniz. Anlık olarak arkadaşlarınızın yaptığı değişikleri görebilmenize rağmen, siz online değilken yapılan değişiklikleri görmek istiyorsanız yada dosya üzerinde kim, ne zaman çalıştı bilmek istiyorsanız, dosya ekranında sol üstten ''Dosya'' menüsüne giderek ''Düzeltme Geçmişini Görüntüle''ye tıklayabilirsiniz. Bu işlemi yaptığınızda ekranın sağ tarafında üstteki görseldeki gibi bir pencere açılacak ve açmış olduğunuz dosya üzerinde gerçekleştirilen tüm değişikliklerin kimler tarafından ve ne zaman yapıldığını görebileceksiniz.
Özellikle 5 veya daha fazla kişinin erişerek düzenlemeler yaptığı dosyaların yönetimi için oldukça yararlı bir fonksiyon olduğunu söyleyebilirim. Arkadaşlarınızın hangi tarihlerde dosya üzerinde değişiliklik yaptığını kontrol ederek, işlerinizin ilerleyişini yönetebilirsiniz.
Döküman Paylaşımları ve İzinler
Google Drive üzerinde oluşturmuş olduğunuz bir dökümanı yada bir sunumu arkadaşlarınız yada tanımadığınız kişiler ile çok kolay bir şekilde paylaşabiliyorsunuz. Paylaşıma hazır olduğunu düşündüğünüz döküman üzerindeyken ekranın sağ üstündeki ''Paylaş'' yazılı mavi tuşa tıklayarak paylaşım ayarlarını açabilirsiniz. Ekrana gelecek olan pencerede standart paylaşım özellikleri bulunuyor. Örneğin burada bir mail adresi yazarak istediğiniz kişi ile anında dökümanınızı paylaşabilirsiniz.
Döküman paylaşımında önemli olan nokta ise ekrana gelen pencerenin sağ altında bulunan ''Gelişmiş'' paylaşım ayarlarıdır. Yukarıdaki görselimizde gelişmiş paylaşım ekranı mevcut. Bu ekran üzerinde dökümanı sadece kendinize özel, herkese açık, sadece linki olanlara açık yada içerisinde olduğunuz e-posta grubuna açık olarak düzenleyebilirsiniz. Bu ayarlar dışında istediğiniz kişilere erişim iznini direk arama kısmına isim yazarak verebilirsiniz. Fakat paylaşım olaylarında en önemli nokta, paylaştığınız kişilere verdiğiniz yetkidir. Burada da görüntüleme, düzenleme ve yorum yapabilme olarak 3 farklı seçenek bulunuyor.
Dosya üzerinde birlikte çalışacağınız kişilere düzenleme yapabilme yetkisi vermek zorundasınız. Fakat sadece görmeleri gerekiyorsa, görüntüleme izni vermeniz yeterli olacaktır. Bu ayarları kişilerin isimlerinin sağ taraflarında bulunan bölümden değiştirebilirsiniz.
Dosya Üzerinde Çalışırken İletişim Kurun
Google Drive üzerinde açmış olduğunuz bir tablo yada sunum üzerinde birden fazla kişi ile çalışırken dilerseniz ekranın sağ üzerindeki kişilerin yanında yer alan mesaj ikonuna tıkladığınızda mesajlaşma penceresini açabiliyorsunuz. Bunun anlamı dosya üzerinde online olarak çalışan kişiler ile iletişim kurabileceğiniz. Bu özelliğin en güzel yanlarından bir tanesi, farklı yerlerden aynı dosya üzerinde çalıştığınız kişiler ile farklı bir yazılım yada programa ihtiyaç duymadan mesajlaşabilmeniz.
Örneğin arkadaşınızın döküman üzerindeki yaptığı bir değişikşikte yanlış gördüğünüz zaman bunu chat ekranından hemen kendisine iletebiliyorsunuz. Çok lüks bir özellik olmamasına rağmen bir bulut depolama ve online dosya oluşturma servisi için üst düzey bir özellik olduğunu söyleyebilirim. Yakın çevremdeki kişilerin Drive kulanmasına rağmen, chat özelliğini kullanmadıklarını farkettim ve sizlerle paylaşmak istedim. Yukarıdaki görselde sizlere örnek teşkil etmesi için ofis arkadaşlarımdan Yiğit ve Volkan ile mesajlaştık. Siz de arkadaşlarınız ile çalışırken aynı zamanda sohbet edebilirsiniz.
Eklentiler ile Drive Deneyiminizi Güçlendirin
Eğer Google Drive'ı daha etkin ve fazla özellikle ile kullanmak istiyorsanız eklentilerden(Add-Ons) yararlanabilirsiniz. Oluşturduğunuz Drive dökümanlarının üst menüsünde yer alan eklentiler kısmından eklentilere giriş yaparak yüzlerce eklenti arasında gezerek ihtiyaçlarınıza yönelik yararlı eklentiler bulabiliyorsunuz.
Her birinin farklı işlevi ve etkisi olan eklentiler arasından bu gerçekten işime yarar dediklerinizi kesinlikle kullanmalısınız. Gözle görülür bir verim artışına sebep olabilecek pek çok eklenti olduğundan dolayı kendi işiniz ile alaklı eklentileri keşfetmek için eklentiler bölümünü gezmenizi öneriyorum.
Google Drive Uygulamalarını Kullanın
Google Drive üzerinde nadiren kullanıldığını gördüğüm uygulamalarda tıpkı eklentiler gibi işlerinizi daha efektif olarak yerine getirebilmek için biçilmiş kaftan. Yeni uygulamaları Drive ile bağlayarak birlikte çalıştırabilmek için Drive arayüzü üzerinde ekranın sol üstündeki ''Yeni'' tuşuna tıklayarak en alttaki ''Diğer'' kısmına gelmeli ve daha sonra açılan pencereden ''Daha Fazla Uygulama Bağla'' seçeneğine tıklamalısınız. Yukarıdaki görselde karşınıza gelecek olan ekran üzerinde ister bağlayabileceğiniz uygulamalar arasında gezersiniz, isterseniz de sağ üstteki arama çubuğundan spesifik olarak aradığınız uygulamanın adını yazarak bulabilirsiniz.
Dosya format çevirme gibi benzer türde işlere yarayan sürekli yaptığınız işler için gerekli uygulamaları bularak işlerinizi hızlandırmak uygulamalar ile çok kolay. Bu nedenle sıkı bir Drive kullanıcısysanız fakat uygulamalardan yararlanmıyorsanız denemenizi tavsiye ederim.
Sürükle ve Bırak ile Yükleme Yapın
Google Drive'a bir şey yüklemek istediğinizde eskiden sol üstte kocaman bir yükle butonu vardı. Yenilenen tasarımda ise yine sol üstteki ''Yeni'' tuşuna tıkladığınızda açılan menüden dosya yada klasör yüklemeyi seçerek istediğiniz dosya yada klasörleri Drive'ınıza yükleyebiliyorsunuz.
Drive'ı sık kullanan kişilerin çoğu biliyordur fakat yinede yazmakta fayda görüyorum. Google Drive, sürükle ve bırak desteğine sahip olduğu için ister masaüstündeki bir dosyayı isterseniz farklı bir yerdeki klasörü tutup drive ekranı üzeirne getirdiğinizde otomatik olarak yükleme işlemi başlayacaktır. Yüklemek istediğiniz dosyayı sürükleyip Drive üzerine getirdiğinizde yukarıda gördüğünüz görseldeki ekran ile karşılaşıyorsunuz ve eğer mouse'u bırakırsanız yükleme işlemi başlıyor. Bu sayede Drive'ınızın açık olması hızlıca bir dosya yada klasörünüzü yükleyebilmeniz için yeterli. Sürekli Drive üzerinde çalışalar için hem zaman tasarrufu hem de pratiklik gibi yararları olduğunu düşünüyorum. Bu nedenle sürükle ve bırak özelliğini kullanarak kendi iş veriminizi arttırabilirsiniz.
Google Drive Mobil Uygulama ile Tarama Yapın
Sıkı Google Drive kullanıcısıysanız ve Drive'ı mobil cihazınız üzerinde de kullanıyorsanız size önerebileceğim özelliklerden bir tanesi tarama yapma. Kullandığınız dökümanların, belgelerin, kartvizitleirn ve diğer kağıtların taramasını mobil uygulama ile yaparak Drive'ınıza hızlıca kaydedebilirsiniz.
Yukarıdaki görselimizde Drive uygulamasının kendi ekranında yer alan en altta kırmızı okla gösterilmiş tuş tarama yapmanızı sağlıyor. Aynı şekilde ekranın sağında ye alan görüntüde, Drive wisget'ı üzerinde kırmızı okla gösterilen tuş da döküman tarama yapmanızı sağlıyor.
Bu özellik sayesinde istediğiniz dökümanların taramasını yaparak Drive'ınızda yedeklemek oldukça yararlı olabilir. Özellikle çok fazla belge yada döküman ile ilgili bir işe sahipseniz unutmamak yada düzenli olmak adına bu özelliği kullanabilirsiniz.
İnternet Sayfalarını Drive'a Kaydedin
Eğer günlük yaşantınız içerisinde sürekli internet sayfaları üzerinde gezinti yapıyorsanız yada bunu sadece işiniz gereği yapıyorsanız, aklınızda kalması gereken tüm internet site yada sayfalarını Google Drive'a kolayca kaydedebilirsiniz.
Save to Google Drive isimli Chrome eklentisini indirerek istediğiniz internet sayfasını Drive'a kaydetmek oldukça kolay. Siteleri PNG formatı olarak kaydeden bu eklenti sayesinde aklınızda kalması gereken tüm sayfa yada makaleleri Drive'ınız üzerinde düzenli bir şekilde tutmanızı sağlar. Bunun için elbetteki farklı yollar mevcut fakat Drive kullanıyorsanız bu işleminde oldukça pratik olduğunu söyleyebilirim.
Eklentiyi indirmek için aşağıdaki indir butonuna tıklayabilirsiniz. (Not: Eklentiyi kullanabilmek için tarayıcı olarak Google Chrome kullanmanız gerekiyor)
Gmail ile Kolay Entegrasyon
Eğer e-posta istemcisi olarka G-mail'i kullanıyorsanız ve ağır bir G-mail hayranıysanız Google Drive'ı kullanmak için bir sebebiniz daha var demektir. Özellikle işiniz gereği çok fazla e-posta atmanız gerekiyorsa ve e-postalara dosyalar ekliyorsanız Google Drive bu işi çok daha kolaylaştırıyor.
Google Drive'ınız da yer alan ister kendi dökümanlarınız ister sizle paylaşınlar olsun, e-posta gönderirken seçerek yüklenmesini beklemeden hemen gönderebiliyorsunuz. G-mail üzerinde e-posta gönderirken sağ alttaki Google Drive ikonuna tıklayarak yukarıdaki görseldeki ekrana ulaşabilir ve burada e-postaya eklemek istediğiniz dosyaları seçebilirsiniz.
Kolay dosya ekleme dışında normalde 25 MB olan dosya yükleme boyut limiti, Google Drive ile 10 GB'a çıkıyor. Böylelikle hem göndermek istediğiniz dosyaları yüklemek zorunda kalmıyor ve beklemiyorsunuz, hem de normalde gönderebileceğinizden çok daha büyük boyutlardaki dosyaları hızlıca gönderebiliyorsunuz.
Gmail kullanıyorsanız, Google Drive'a geçiş yaparak e-posta işlemlerinizi hem hızlandırabilir hem de kolaylaştırabilirsiniz.
Bilgi Toplamak İçin Formlar Oluşturun
İşiniz gereği yada kişisel merak yada öğrenme arzunuzdan dolayı arkadaşlarınıza yada sosyal ağınızda bulunan kişilere bir soru yada sorular sormanız gerektiğinde de Google Drive imdadınıza yetişiyor. Drive üzerinde oluşturabileceğiniz formlar sayesinde bilgi toplamak oldukça kolaylaşıyor.
Herhangi bir konu hakkında bilgi toplamak istediğinizde Google Drive'a girerek soldaki yeni tuşundan diğer kısmına oradan da ''Google Formlar'' bölümüne giderek form oluşturma sayfasına yönlenebilirsiniz. Yukarıdaki görselimizde form oluşturma ekranı yer alıyor. Burada en üstten formunuzun başlığını yazmanız gerekiyor. Daha sonra anketiniz yada sorularınız hakkında açıklamak istediğiniz yardımcı metini girerek soruları oluşturmaya başlayabiliyorsunuz. Google Form'u çok basit anlamda kullanabileceğiniz gibi detaylı ve şık bir şekilde kullanmak da mümkün oluyor. Bunun için bir süre uğraşarak tecrübe kazanmanız gerekmektedir.
Farklı soru türleri arasından istediğinizi seçerek ister test ister paragraf olarak yanıt alabileceğiniz soruları kolayca oluşturabiliyorsunuz. Ayrıca soruların altındaki bulunan yanıtlanması zorunlu sorunun yanındaki kutucuğu işaretleyerek formunuza giriş yapanların formu tamamlamak için yanıtlamak zorunda olduğu soruları belirleyebilirsiniz.
Formda sormak istediğiniz soruları tamamladıktan sonra formunuz için bir tema seçerek güzel başlık görselleri ekleyebiliyorsunuz. Bu sayede oluşturduğunuz form daha renkli ve güzel görünüyor. Bu da formu doldurmaya gelenlerin ilgisini daha fazla çekiyor ve doldururken sıkılmıyorlar.
Eğer geniş bir sosyal ağınız yada arkadaş çevreniz var ise merak ettiğiniz her şey için küçük formlar oluşturarak onlarla formun linkini paylaşabilirsiniz. Böylelikle arkadaşlarınızın da fikirlerini öğrenebilirsiniz. Oluşturmuş olduğunuz formun cevapları yine Google Drive içerisindeki ''Drive'ım'' bölümünde döküman olarak otomatik oluşuyor. Bu dosyaya girerek formunuzu dolduranların verdiği yanıtları görebilirsiniz.
Çocuklarınızın Akıllı Telefonlarıyla Neler Yaptığını Takip Edebileceğiniz 10 Uygulama
YORUMLAR