Cihazlarda Dosya Yönetim Sistemi Nasıl Kullanılır?

Çoğu şeyin dijitalleştiği ve sayısız dosyaya bilgisayarlarımızdan eriştiğimiz bir dönemde yaşıyoruz. Dijitalleşme işlerimizi aşırı kolaylaştırıyor ama fiziksel dünyadaki gibi dağınıklıkla karşı karşıya kalmamız da kaçınılmaz. Cihazlarımız aynı kâğıtlarla dolu çalışma masaları gibi kalabalıklaşabilir.

Dijital dosyaları düzenlemek herkes için önemlidir. Belgelerinize ulaşmak daha kolay olur, zihininiz net olduğu için verimliliğiniz artar ve daha iyi kararlar verirsiniz. Ayrıca, verileriniz daha güvende olur. Daha az kaynak israfı yaparak daha fazla tasarruf edersiniz. Üstelik, dokümanlarınızı yasal gereksinimlere uyumlu olarak düzenleyebilirsiniz.

Düzgün bir organizasyon sistemiyle bütün bu olumlu sonuçları almanız mümkün. Peki ama nasıl?

Dosyalarınızı Kendiniz Nasıl Düzenleyebilirsiniz?

Dijital dosyalarınızı şirket bilgisayarınızda veya bulut deponuzda elle düzenleyebileceğiniz farklı yöntemler var. (Bulut depolama daha güvenli ve erişilebilir bir seçenektir.) Önce, kendinize bir düzenleme hedefi seçmelisiniz. Bunun için şu soruları sorabilirsiniz:

• Dosyaları kimin için düzenliyorsunuz? Kendiniz için mi yoksa organizasyondaki herkes için mi?
• Bu işe düzenli vakit ayırabilecek misiniz? Her şeyi güncel haliyle tutabilmek için ne kadar zaman harcamayı planlıyorsunuz?
• Düzenleme tüyolarını uyguladıktan sonra deneyiminizi nasıl ölçeceksiniz? Daha verimli olup olmadığınızı veya başkalarına yardım edip edemediğiniz nasıl analiz edeceksiniz?

Bu sorulara verdiğiniz cevaplar dijital dosyalarınızı nasıl düzenleyeceğinize dair size bir netlik sağlayacaktır. Bundan sonra sürece dair ipuçlarını uygulayabilirsiniz:

Dosyaları Silmek veya Arşivlemek

İlk olarak alakasız veya tekrarlı dosyaları eleyin. Her bir dosyanın üzerinden geçin. Gelecekte hiç bakmayacaksanız veya ihtiyaç duymayacaksanız hemen silin.

O sırada ihtiyacınız olmayan ama saklama konusunda emin olamadığınız bir dosya bulursanız şunu deneyin: Arşiv diye bir klasör açıp bu tür dosyaları oraya taşıyın.

Dosyaları İsme Göre Düzenlemek

Dosyaları isme göre düzenlemek, bir müşterinin veya şirketin adına yapılan bir projeyi kolayca tespit edebilecek ekipler için idealdir. Bir müşteri sizi aradığında onların adına olan dosyaya erişmek daha kolay olacaktır.

Buradaki tek dezavantaj şu: Benzer veya aynı isimler olabilir ya da müşteriler şirket adını değiştirebilir.

Dosyaları Tarihe Göre Düzenlemek

Dosyaları tarihe göre düzenlemek zaman aralıklarıyla çalışmaya dayanan ekipler için uygundur; örneğin muhasebeciler, finansal işletmeler, vb. Belli bir yılı, çeyreği veya ayı daha rahat bulup çıkarabilirsiniz. 

Dağınık dosyalarınız varsa onları şu şekilde düzenlemeniz mümkün:

• İstediğiniz dosyanın üzerinde sağa tıklayın
• Düzenleme seçeneklerinin üstüne gelin
• Tarih seçeneğine tıklayıp geçin
• Yeniden eskiye düzenlemeyi seçin

Bu işlemlerin sonunda cihazınız dosyalarınızı sizin için otomatik olarak düzenleyecek. Sonrasında yıl, çeyrek, ay ve diğerlerine göre klasörler yaratabilir ve içlerindeki her dosyayı sırayla ayırabilirsiniz. Ancak, sadece tarihe bağlı olarak organizasyon yapmak projeleri bulmayı zorlaştırabilir.

Dosyaları Projeye Göre Düzenlemek

Bu yöntem, aynı anda birçok çok projeyle ilgilenen hizmet temelli işletmeler, proje yöneticiler, serbest veya sözleşmeli çalışanlar için idealdir. Bu çalışma tarzında dosyaları proje ismine veya türüne göre rahatça arayıp bulabilirsiniz.

Fakat bazen ilgili projeler başka müşterilerin projeleriyle çakışabilir. Bu yüzden de bulunmaları zor olabilir. O yüzden klasörlere isim verirken projelerin yanına tanımlayıcı isimler eklemek de önemlidir.

Dosyaları Departmana Göre Düzenlemek

Bu yöntem, birçok çok departmanı olan şirketler tarafından kullanılabilir. Klasörler pazarlama, satış, finans, insan kaynakları, perakende gibi ayrılabilir. Böylece her departmanın kendi klasörlerine ulaşması kolay olur.

Tek sorun ortak çalışma sırasında yaşanabilir; çünkü belli dosyaların nerede saklanacağına dair anlaşmazlık veya kafa karışıklığı ortaya çıkabilir.

Özel Bir Dosya Adlandırma Alışkanlığı Geliştirmek

Dosyalarınızı nasıl adlandıracağınıza karar vermek de size uzun vadede yardımcı olabilir. Öncelikle, verdiğiniz isimler tek kelimeden oluşmamalı. Yani dosya yazıp bırakmamalısınız. Biraz ayrıntı eklemeniz iyi olacaktır.

Örneğin, dosyanızın ismine tarih koyarak başlayabilir, sonra müşteri ve proje adını ekleyebilirsiniz: “13-08-2024_X-Yazılım-Ajansı_sosyal-medya”. Tam tersi de olabilir. Müşteri ve proje adıyla başlayıp tarihle bitirebilirsiniz: “X-Yazılım-Ajansı_sosyal-medya_13-08-2024”.

Değiştirilmiş Versiyon Tarihçenizi Bilmek

Değiştirip durduğunuz ve versiyonun sırasını kaybettiğiniz dosyalar muhtemelen olmuştur. Başkaları da sizinle benzer durumda. Bunun önüne geçmek için en son düzeltmeleri kimin bıraktığını belirtebilirsiniz. Özellikle ekip içi ortak çalışmalarda bunu yapmak iyi bir fikirdir.

Örneğin:

• İlk taslağınızın adı: “X-Yazılım-Ajansı_sosyal-medya_taslak.pdf”
• Departmanınız değişiklik yaptıktan sonra adı: “X-Yazılım-Ajansı_sosyal-medya_satisedit.pdf”
• Müşterinin değişikliklerinin ardından adı: “X-Yazılım-Ajansı_sosyal-medya_müsteriedit.pdf”
• Ve dosyanın son halinin adı: “X-Yazılım-Ajansı_sosyal-medya_final-versiyon.pdf”

İmajları Hacme Göre Düzenlemek

Yukarıdaki ipuçlarını imajlarınızı isimlendirmek için de kullanabilirsiniz ama burada hacme dikkat etmeniz gerekebilir. Bir proje için daha az sayıda imajınız varsa sosyal-medya_13-08-2024” gibi isimler koyabilirsiniz.

Fakat kaydedecek çok sayıda, örneğin tek bir etkinlik için yüzlerce imajınız varsa o zaman onları her bir etkinlik, konferans, toplantı vb. için farklı klasörler oluşturarak ayırabilirsiniz. Bunları da yıla göre kategorize ettiğiniz başka bir klasörün içine koyabilirsiniz.

Gizli Dosyaları Gerektiğinde Korumak

Verileri korumak önemlidir, özellikle büyük bir organizasyonda çalışıyorsanız. Bunun için aşağıdakiler gibi veri koruma stratejileri uygulamanız gerekir:

• Bazı dosyalarda veya klasörlerde dışarıdan erişilemeyecek ayarlar oluşturup ekibinizle paylaşın.
• Sadece bazı kişiler tarafından erişilmesi gereken dosyalara veya klasörlere şifre koyun.
• Belli dosyalarda indirme seçeneğini devre dışı bırakın.
• Gizli dosyaların çoğaltılmasını veya çalınmasını önlemek için filigran kullanın.
• Belli kişiler için düzenleme seçeneğini devre dışı bırakın ve sadece salt okunur erişimi verin.

Dosya Türünü Dönüştürmek veya Dosyaları Sıkıştırmak

Saklama alanı sıkıntısı yaşıyorsanız bazı dosyalara dönüp bakmaya ve yer açmak için onları nasıl sıkıştırabileceğinizi görmeye değer.

Online bulabileceğiniz PDF sıkıştırma araçlarını deneyebilir ve böylece cihazınızda biraz yer açabilirsiniz.

Bazı dosyaları da dönüştürebilirsiniz. Örneğin, bir Powerpoint sunumunu PDF dosyası yapabilirsiniz. Bu işlem, eklenmiş animasyonları ve görselleri sıkıştırarak dosya boyutunu da küçültebilir.

Dosyalarınızı Otomatik Olarak Nasıl Düzenleyebilirsiniz?

Dosyalarınızı yukarıdaki yöntemlerle manuel olarak düzenlemeniz işe yarayabilir ama yine de programınızdan epey bir zamanı buna ayırmanız gerekecektir. Programınız doluysa otomasyon büyük önem taşır.

Neyse ki dosya yönetim sistemi olmadan da dijital belgelerinizi otomatik olarak düzenlemeniz mümkün. Web tarayıcılarla çalışan online PDF birleştirme araçları size yardımcı olabilir.

Bu araçların çalışma mekanizmalarını anlayabilmeniz için olası özelliklerden birkaç tanesi şunlardır:

• Otomatize belge akışı, sizin arada müdahale etmenizi gerektirmeden belgeleri düzenleme, isimlendirme ve onlar erişme gibi görevleri otomatikleştirmenizi sağlar.
• Belgeleri sınıflandırma, çeşitli kategorilere dayanarak dijital belgelerinizi verimli bir şekilde düzenlemenize yardımcı olur.
• Sistem entegrasyonu, dosya türlerini değiştirmeden onları kolayca yüklemenizi ve dışa aktarmanızı sağlar.
• OCR (Optik Karakter Tanıma) sistemi, verileri otomatik olarak yakalar ve dosya türüne göre belgeleri düzenler.
• Bulut saklama alanı, dosyalarınıza istediğiniz her yerden erişmenize ve fiziksel depolama sınırlarına takılmadan alan açabilmenize olanak tanır.

PDF Guru gibi araçlar için teknik bilgi sahibi olmanıza da gerek yok. Saniyeler içinde PDF birleştirin ve cihazınızın kontrolünü ele alın.

Sonuç

Doküman yönetim sistemi için kullanabileceğiniz manuel yöntemler çok çeşitlidir. Ancak, zamandan tasarruf etmek istiyorsanız bu işlemi mümkün olduğunca otomatize eden online araçlardan yararlanabilirsiniz.

Özellikle çevrim içi PDF birleştirme araçlarla kolaylıkla yapılabilir. Cihazlarınızdaki dağınıklık ortadan kalkınca siz de rahat bir nefes alabilirsiniz.